印章是企业经营管理活动中行使职权、明确各种权利义务关系的重要凭证和工具，盖有企业印章的文件是受法律保护的有效文件，同时企业也必须对文件的内容承担法律责任。一直以来，公司领导都十分重视印章管理工作，公司现行印章管理状况总体规范有序、效能较高，但个别所属单位、项目部管理不够规范，存在一些管理漏洞和风险。

随着企业发展规模壮大，印章管理日益呈现出数量大、种类多、使用频、战线长、范围广、变化多等特点，管理风险和难度有所加大。加之企业印章管理还停留在制度管理和人为管理的水平上，存在不可控性、不规范性等多种问题，无法为管理制度落地提供有效抓手。综上所述，传统企业印章管理模式已不能充分满足高质量发展需要，印章改革迫在眉睫、势在必行。

群杰智能印章管理平台能够有效解决实物印章管理和用印安全等问题，规范印章管理，加强印章风险管控，提高印章管理效率和水平，可以适用各行业复杂多变的用印场景，并已有众多大型集团企业成功应用。

进一步规范印章管理，加强印章风险管控，提高印章管理效率和水平，完善事前审批、事中控制、事后查询的用印管理流程，推进印章安全、便捷、规范使用与保管，建立健全安全高效、成本节约、网络审批、全程监管、实时定位、追根溯源的信息化、标准化印章管理体系。

群杰智能印章管理平台是有力优化印章管理工作质量的工具。利用信息化手段，一是可以进一步将基于印章全生命周期的业务流程规范化，统一用印审批途径及其他印章相关业务流程，降低管理难度。二是可以减少手工登记与统计，提高工作效率。三是在用印管理方面，可保证用印证据完整性，监控用印场景，有效规避用印风险。四是通过卫星定位印章位移轨迹可跟踪，增强对下管控力度。

风险防控的需要

引入群杰智能印章管理平台，可实现印章全生命周期的闭环管理。对股份公司总部、各区域总部、直管项目部印章使用情况实时监控，用印资料完整保存，可以最大程度规避印章偷盖漏盖、违规用印等行为的出现，降低企业发生经济纠纷与法律责任纠纷的风险。

印章信息集中管理的需要

引入群杰智能印章管理平台，搭建印章数据汇总分析管理体系，建立标准化的印章管理基础数据，可实现印章信息的集中管理。通过平台获取所属单位印章管理情况，掌握及时、准确、有效的印章管理数据，可加强对下监管，为所属单位的印章管理提供数据支撑。

印章管控系统功能要求

印章管控系统应包括以下主要功能：

（1）实现印章密封保管，可通过印章管理设备将印章与人员常态隔离；

（2）实现用印在线审批，可通过电脑端或移动端随时随地发起用印申请和审批；

（3）实现用印过程监管，可通过授权用印、影像记录等方式加强用印过程管控；

（4）实现用印过程追溯，可通过印章管理数据库查询各项管理数据和历史记录；

（5）实现印章实时定位，可通过网络定位即时查询印章所在位置和运动轨迹。

印章管控系统选型

经调研，市面上主流的印章管理终端设备有两种型号，一种是固定型设备，设备较大，印章放置在其中，不可移动外带。另一种是移动型设备，设备轻巧便携，印章被锁定在金属筒体中，外带方便。

而企业日常办公，不仅需要在办公室使用印章，同时也会出现外带用印的情况，所以需要固定+移动结合的多功能印章管理终端设备。群杰用印宝设备可实现在一处办公地点使用一台印控仪，印控仪为便携式，可携带至异地使用。印章筒可更换印章，便于调配，利于节约成本。在所属各单位某工程项目结束、印章作废缴回后，该硬件设备可调配至新开工项目或其他项目继续使用。

系统安全设计要求

考虑到印章管控系统一旦启用，将会有大量重要的数据资料在线传输，需要对盖章文件内容严格保密。群杰智能印章管理系统具有以下安全指标：

（1）传输安全：通信使用加密技术，保证数据安全性、可靠性、保密性、真实性及不可抵赖性，防止商业信息或其他相关信息泄露。

（2）账户安全：技术上限制用户密码必须保持复杂性，且需要定期修改，并从技术上提供手机短信验证登录等多种安全登录方式；具备根据业务需要灵活分配系统权限的能力，能够实现账号权限最小化原则，避免交叉权限出现，实现用户对系统数据访问和使用的权限控制功能。

（3）数据安全:对本项目中的核心数据采取成熟技术进行保护，包括但不限于：核心数据的类型、内容、敏感性级别等；对核心数据，依据敏感性级别，明确相应的安全保护需求，并应覆盖核心数据从产生、传输、存放、使用、备份直至销毁的数据全生命周期的完整存储和保护。

（4）安全审计：对所有涉及敏感信息的查询操作记录完整日志；对所有业务办理痕迹记录完整日志；日志内容应至少包括：操作人ID、操作人IP、操作时间、操作内容，操作结果等信息；日志在系统中应永久可查，也可导出。

项目上线历程回顾

企业印章管控系统建设主要分为硬件设备采购和软件平台开发两个部分，项目实施期间两部分内容同步进行。印章管控系统软件平台与企业内部业务系统进行系统集成，结合企业印章管理和用印审批工作实际，对接集成后正式启用。印章管控系统上线运行后，纳入系统管理的印章使用均应履行线上用印审批程序，未经线上审批的用印事项视为违规用印。

项目应用成效

从降本的角度

一是降低管理成本，在集团更名和财务账户变更等大量外带印章业务，业务人员可直接带章筒出差，无需印管员陪同，节省成本。

二是方便检查管控，集团总部随时可通过信息化办公平台了解和抽查所有印章的使用状态，减少实地检查，节省办公经费。

从增效的角度

首先，用章申请通过办公平台线上审核，短信或者邮件通知审核人，用手机端可随时随地查看审批，满足分公司和项目的用章需求，大大提高了工作效率。

其次，建立完整永久性档案，所有盖章文件自动存储到总部的服务器，一旦发生法律纠纷，方便查询历史及追责。

从合规的角度

一是规范用章审批，根据不同的文件类型，固化不同的用章审批流程，杜绝了以往用章审批中存在紧急文件需要盖章，但是给领导汇报的内容断章取义，后续发现了问题滞后的现象。

二是印章通过印控仪保管，未经授权无法使用盖章，盖章过程被拍照留档，印控仪一旦远离摄像头，仪器会自动向总部报警。

通过印章管理信息化系统，固化用章审批流程，提高用章审核效率，打通业务系统与用章系统接口，实现业务用章一体化，通过印章管理终端设备，安全保管企业印章，全程记录用章过程，降低违规用章风险。以印章管理制度为基础，以印章管理信息化系统为主体，结合印章管理终端设备，形成了企业印章管理全方位风险防控体系。