在中国建筑业协会举办的第六届建筑业企业信息化建设案例征集活动中，由中铁三局集团有限公司申报的《印章风控一体化平台案例》入评“一类案例”。

现今国内外经济形势复杂，市场竞争激烈，对于企业来说要想继续保持高速稳定增长难度越来越大。目前大多数企业正在主动适应经济发展新常态，把加快改革创新放在重要的位置。企业在经营发展、转型升级过程中面临的风险日益复杂，一些潜在风险逐步显现，应该更加重视风险管控体系的建设，提升风险管控能力，平衡效益与风险，促进企业更好适应国内外形势的变化，确保企业持续健康稳定发展，提升核心竞争力，保障实现战略目标。下面让我们看看中铁三局是如何做的。

1信息化建设背景

1. 单位简介中铁三局集团有限公司的前身是铁道部第三工程局，成立于1952年，2000年11月改制为有限责任公司，2007年作为世界“双五百强”中国中铁股份有限公司的全资子公司同步在沪港上市。中铁三局主要从事交通基础设施工程建设施工，是全国首批工程总承包建筑企业，具有铁路工程施工总承包特级资质及建筑工程施工总承包特级资质，是可承接房屋建筑、公路、铁路、市政公用、港口与航道、水利水电各类别施工总承包、工程总承包和项目管理业务的大型综合性建筑施工企业。中铁三局经营范围涵盖：国内外土木工程施工、机械租赁、地方和专用铁路运营与管理、投资及BT项目建设、房地产开发、建筑工程勘测设计咨询服务等。2. 建设背景在公司领导的工作部署下，公司近年来一直致力于公司风险防控管理。印章是企业风险防控体系中的一个重要环节。印章是公司经营管理活动中行使职权、明确各种权利义务关系的重要凭证和工具，盖有公司印章的文件是受法律保护的有效文件，同时企业也必须对文件的内容承担法律责任。作为集团型公司，印章管理难度和风险一直较大，存在诸多管理难点与痛点：各种类型印章数量多，很多盖章需要往返公司总部，各地分支机构多、用章分散，受地域影响盖章下放频率低，监管方式缺乏，印章外带安全风险较大，盖章文件归档、查阅、追溯较困难等。同时因为公司项目分散，外地单位需要返回公司本部用章，往返成本较高，盖章周期较长，致使业务办理效率较低。基于印章管理存在的问题,公司领导层多次提出要加强印章管理的规范化、便捷化、信息化。公司在2014年起，借助办公平台对用印事项进行规范的登记、流程审批。在2018年公司经过多方比选、方案对比后，形成了本方案的智能印章风险防控解决方案。

2信息化建设目标

智能印章风控管理解决方案是在公司现有印章管理制度的基础上，拟通过现有办公系统和智能印控终端的无缝融合，为集团和下属单位的管章、盖章业务提供科学、安全、规范、便捷的服务，降低印章管理使用风险，提高盖章效率，减少管理成本。印章管理的业务范围涉及：行政办公、生产经营、工程资料等，涉及的组织范围包含：集团本部、下级各子公司、项目部多个层级。系统建设目标主要包含以下几点：

1. 管理制度化

结合现有印章管理制度要求为基础，在印章刻制、启用、移交、收回、销毁等环节，建立登记记录。以印章全生命周期管理为目标，建立起公司的印章刻制管控机制，保障公司的每一枚印章都有完整的流转记录，记录从刻制到销毁每个环节的保管人员、保管起止时间。通过此环节的建设，可以清晰了解公司有多少章、每一枚章的各个阶段由谁进行管理，每一枚印章管理人员领用前，线上签署印章管理协议，明确管理职责。当项目竣工时，系统自动预警印章管理部门的相关人员，印章需收回，配合对应的运营机制，保障项目印章的即时收回处置。此环节的建设让公司每一枚印章都有完整规范的管理，助力印章管理制度的落地执行。

2. 流程规范化

印章包含实体印章和电子印章。对公司现有的用印业务流程进行梳理，明确印章的使用业务范围、审批流程、用章文件模板等，让用章人员清晰盖章审批领导及流程。另外可给现有传统印章增加一把“智能锁”，打开这把锁的钥匙就是流程审批。只有领导审批通过后，才能够生成用印码，解锁设备进行盖章，避免违规用章带来的风险及损失。3. 盖章智能化可采用电子用章的业务包括分包分供合同、加盖电子印章等。电子用章可减少资料邮寄或者人员往返盖章，提高盖章效率，保障用章过程全程电子化，防范风险。对于不能采用电子印章的业务，比如跟业主、政府或者水电等部门来往的文件，采用智能印控设备管控印章，自动核验盖章人是否被授权盖章流程。在盖章时，能够对用章过程进行智能监控：自动扫描，记录盖章人、盖章时间和盖章文件，自动对盖章文件存档，通过系统OCR识别等技术，对盖章文件自动校验。此类方案也可以应用在印章外带或者公司总部对下级单位印章的监管中，我们可以通过系统监控盖章记录，查阅盖章文件，降低用章过程的风险，提高用章效率。4. 管控数字化对于公司所有印章的管理、使用情况，系统根据过程中的申请、审批、盖章等使用数据，自动进行数据抽提汇总、对比分析。形成可量化的管控效果。比如可以汇总公司各种类型的用印数量：盖了多少份合同、投了多少份标书。按照月度、季度、年度对盖章数量进行对比分析，形成公司经营趋势走向图。对各个下级单位的用章情况进行汇总，对各个单位间的用章数据进行对比分析。同时对公司目前所有印章进行盘点，包括印章总数、各种类型的印章（公章、法人、合同、项目章）数量、待项目竣工待收回的印章数量等数据。通过多维度数据的汇总分析，把企业目前印章管理的效果、使用的情况进行汇总分析，给公司领导管理决策提供数字化的支撑。

3信息化建设规划

1. 系统架构

集团秉承统一规划、统一标准、业务驱动、分布实施的建设原则，集团公司基于现有的协同办公平台，纵向和下属单位打通，横向和印章系统融合。通过实体印章管理、智能印章使用、数字化安全监管三个闭环，对集团公司的行政公章、合同章、项目章等全部业务进行智能用印管控。系统采用统一建设的原则，依托现有的协同办公OA系统，避免烟囱丛生的孤岛系统建设。对业务人员无需登录其它操作系统，继续沿用现有OA系统办公，从业务上实现了“业务流程审批单”和“用印流程”审批单的双流合一，只需发起一次审批，相关审批领导只需审批一次，减少重复审批，提高业务办理效率。

系统建设架构图

中铁三局集团在组织架构上分为集团本部、子分公司、项目部多个组织层级。公司总部借助协同办公系统的上下贯通，对各个单位的印章登记簿进行逐级汇总，汇总形成集团的印章档案中心。公司各层级可以及时掌握当前公司的印章情况：刻制数量、收回数量、逾期待收回印章等。集团总部可以及时掌握公司印章管控的信息。同时对应印章的使用，集团明确各级印章的管理部门、人员。明确人员职责和管理规范。人员在收到印章启用前，需先在线签署印章管理承诺书，方可启用印章。对于印章日常的使用数据，会自动形成用印登记台账，公司相关领导可以及时了解现有用印信息，同时可以更近一步的查看实际盖章的人员、文件的图像资料。

系统业务图

2. 方案内容

在印章管控的方案中我们分为三块业务进行管控：印章全生命周期管理、印章使用管理、用印数字化管理。

1）印章全生命周期管理

对公司所有印章进行登记盘点，清楚知道公司印章数量，每一枚印章的所在组织、使用状态、管理人员，建立起公司的印章档案中心，清晰盘点公司印章，后续新增印章及时登记，形成印章各个阶段的详细记录。

印章全生命周期管理示意图

印章全过程记录流转表

印章盘点表

对应公司总部可以汇总生成印章数量的档案及盘点情况，实时了解新刻制印章状况、印章是否需要移交部门，主动预警，清晰盘点，避免印章长时间未回收而遗失。同时如果项目印章逾期未交回，也未进行延期申请，公司总部可在系统中停用此印章，印章将无法再次应用。

基于此业务的管控，深度结合公司印章管理制度，印章从刻制起规范登记，竣工后规范交回，过程所有变动都有完整数据，建立起公司规范的用印档案中心，实现了实体印章的管控规范化。

2）印章使用管理

在印章使用阶段对公司现有印章使用现状进行调研分析后，发现亟需解决的问题主要是：

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防止恶意用印：印章终端设备代替人进行管理，未经授权的情况下，设备终端无法启用，经管理平台授权后，设备终端启动对文件进行盖章，并将盖章过程拍照记录。

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外带印章安全管控：印章外带情况下，随时远程控制使用，并能实时监控到用印文件、用印人、用印时间及印章所在地理位置等，同时做到历史可追溯。

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节约印章管理成本：设备可由用印人员外带印章使用，无需印章管理人员一并出差，减少人员差旅等管理费用。

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用印文件存档：所有用印文件自动存储到服务器，方便后期大数据统计分析，查询文件及追溯。

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印章数字盘点：公司印章全过程清晰记录，从刻制、启用、移交、归还、处置等环节，对印章进行全生命周期的记录。依托此数据可对公司印章数量、类型进行盘点。

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建立了面向总部用章、基层单位用章、外带用章三种常见用章业务的管理方案。

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A. 公司总部用章流程线上发起用印流程，领导审批通过后方可进行盖章。盖章过程可以实现自助盖章：盖章申请人盖章过程汇总，印控仪自动对盖章人、盖章文件扫描上传，记录盖章的过程留痕。同时对盖章文件进行比对分析，如果出现违规关键词时，自动生成预警记录，并提醒印章管理人，主动预警降低违规操作风险。盖章信息：时间、地点、人、盖章次数、盖章图像会自动同步到申请单据中，把申请文件和盖章信息同源存储，方便后续追溯。

用印流程示意图

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用印申请：填写用印信息，上传用印文件，提请公司领导审批。

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领导审批：公司领导通过电脑或者手机可以便捷查看事项，完成审批。

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智能用章：通过智能印控设备一是给现有印章增加一把智能锁，所有用章必须通过领导审批才能盖章，确保用章记录的完成性。另外对盖章文件、盖章人自动留痕记录，自动形成电子文件，可追溯。

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用印信息同步：盖章过程中自动将盖章信息同步到用印申请表单中，同时可以查看实际盖章文件

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盖章信息同步

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盖章文件查看：对公司总部用章，印章外出时，印章管理人员经常要在工作群中发送消息告知印章外出、回归状态。为此集团增加了印章出勤看板的功能模块，可以在办公OA平台的门户页面了解公司印章是否外出，如有外出，则会实时提醒公司人员印章的动态。减轻印章管理人员的工作事项，减少盖章人员的无效工作。

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B. 印章外带
通过加智能锁的方式，确保印章外带过程中，印章使用的安全性。同时外带使用过程中也可以通过系统实时监控外出盖章的使用情况，保障用章安全性。疫情期间，一些单位通过此方案减少了人员的外出接触风险，同时可以增加安全性，降低差旅成本。

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印章外出使用盖章时，提醒印章管理人员，可进行远程监控。

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外出盖章主动提醒效果图

远程监控效果图

C. 基层单位用章管控基层单位用章不规范，属于用印风险高发区，同时公司对基层单位的管控手段较单一，基本采用上报用印登记簿的方式，无法有效监管。基层单位印章装入智能印控中，所有盖章必须经过流程审批方可盖章，确保盖章登记记录的完整性，同时可以审批或者抽查盖章记录，规范管理、降低风险。

基层单位印章管控效果

自动生成基层单位印章使用台账，汇总成表格，可进行多维度查询，通过记录查看详细的用印信息，包括盖章人、盖章文件图像、盖章次数、盖章时间、盖章地点等信息，便于公司领导进行查询和追溯。

基层单位用印登记台账

3）用印数字化管理

对用章数据进行分析汇总，数据分为两部分：印章自身的盘点数据和印章使用数据。公司定期会对总部、下级单位的印章进行汇总记录。汇总一次印章数据往往需要印章管理人员联系各个项目部调研数据，费时费力，且易出现数据遗漏。上线系统后总部人员可以通过看板实时了解公司目前在用印章的情况：公司各组织印章数据汇总、印章类型分类汇总、印章状态盘点。下级单位印章刻制无需通过人员进行盘点，逐级上报，节省大量管理工作。

印章数据盘点情况

公司办公室对于印章管理工作，需要定期汇总印章使用情况，按照时间周期、部门、业务类型汇总各单位、各业务的用章数据，形成表格上报总部。采用系统后，印章使用的数据可以自动汇总，满足按照业务、部门、时间等多维度进行分类筛选、汇总，公司领导可以在线存档。减少大量重复工作，同时线上系统的数据更加真实完整，除去用印记录，还能通过用印影像资料查看实际盖章文件等信息，做到数据真实有效。

数字看板效果图

4信息化建设成效

系统上线后，集团总部已对集团行政公章、合同章进行智能监控。目前公司所有盖章都采用线上流程审批，确保所有盖章都有记录可查。目前已积累32万条以上的用印登记记录，盖章留痕数字档案13万份以上。通过系统的线上审批，用章流程审批周期缩短为平均1.3天，效率提升40%。公司建立了有效的用印复核机制。原先每份文件都需要审核，因为系统提供文件辅助复核的功能，现在的印章管理人员，每天固定时间对用印文件进行集中复核，减少工作时间的投入，释放资源。同时系统在运行过程中，对违规用章的情况进行了有效防范，系统上线后未发生不按规范用章情况。

印章区域事项分部

数字看板效果图

集团系统应用成熟后，子分公司依托集团的建设经验，结合自身的业务需求，快速建立了本单位自己的印章风险防控管理方案。目前已在集团本部及多家下属单位进行应用推广,效果明显。

2020年初疫情蔓延，但公司参与的多个项目在符合政策的要求下仍在施工，项目遍布全国各地，人员接触流动性较大。为此集团公司在借助智能印控系统的自助核验授权、远程监控、过程留痕等功能的基础下，搭建了“智慧文印中心”，提供了自助盖章的用章服务，减少了人员直接接触。

疫情期间-智慧文印中心效果

智慧文印中心：

1. 所有用章都提前在线提出审批流程，同意后方可去用印。

2. 用印过程自动拍照留痕，印章管理人员可以在电脑上远程监控盖章文件。虽然人员隔离，但盖章可监控。

3. 可以通过摄像头可以远程监控到文印室内的情况。

4. 盖章完成后，印章管理人员可以在系统中对盖章文件再次核验，确认无误后方可通知盖章人员离开，盖章结束。

智慧文印中心自助盖章的方式，减少了人员的接触，对盖章人员和管章人员都是一种贴心的保护。

印章虽小，责任重大。智能印章风控管理系统投入虽少，对印章管理业务规范、风险防控、降本提效带来的价值却有重要意义。上线1年多，节省人员差旅400多次，积累盖章图像档案34万份以上，极大减轻了人员的时间投入，所节省费用约60万（印章外出差旅、资料邮寄等费用），已远超项目建设时的投入费用。