江苏中南建筑产业集团

——印章管理信息化系统实施案例

中南建筑产业集团 副总裁 施立新

摘要：近年来受到市场环境及国际形势的影响，众多企业在互联网时代背景下进行转型升级，加强企业内部管理，引导企业健康发展。中南建筑产业集团建立的风险合规管理体系要求集团全员做到“前端防范、中端控制、后端审计”，实现了各专业对各自条线的全过程闭环管理。并针对印章使用过程中可能会出现的违规用印、无法追责等问题，结合印章物联网产品进行管理手段升级，解决了制度无法执行落地的难题，进一步推动企业转型升级，规范印章使用标准。

一、关于中南集团

1.1企业简介

中南集团•中南建设，成立于1988年2月，现有员工70000余人，其中博士近100人，硕士500余人，MBA15人，EMBA100余人，本科8000余人，总资产逾2000亿元，2017年总营收达1536亿元，是南通市首个综合总营收超千亿的企业。中南集团下设中南置地、中南建筑、中南土木、中南资本、中南金融、中南建投、中南工业七大产业板块及中南高科、中南教育、中南园林三大事业部，拥有424家公司，其中独立法人企业360家，子分公司64家，业务涵盖房地产开发、工程总承包、海绵城市建设、地下管廊建造、市政工程、轨道交通、安装、装饰、钢结构、能源、工程装备业、矿产、金融投资、商业运营等领域，业务遍及全国22个省、80多个地县级城市及海外市场。

中南集团位列中国企业500强第118位、中国民营企业500强第24位，中国房地产企业19强，中国建筑企业500强第8名，荣获鲁班奖25项、特别鲁班奖1项、詹天佑奖15项，以及钢结构金奖、中国建筑装饰奖等国家级大奖计50余项，获得扬子杯、长城杯、白玉兰杯、泰山杯等省级优质工程奖100余项。

1.2中南建筑组织结构

1.3集团风险合规管理的思路

一是从风险合规的职责范围来看，要做到全员合规，执行“分层管理、分类管理、集中管理”。

二是从风险合规的管控过程看，风险合规管理要做到“前端防范、中端控制、后端审计”。

1.4集团风险合规管理的执行措施

前端防范主要包含内控风险制度建立、风险数据库完善、信息化系统控制的改革升级。

中端控制包含风险的执行、监控、和评价，风险的评价多维度的评价，有哪些点要进行自评，哪些上级审核评价、哪些涉及客户评价，合规部参与抽查评价，通过评价来反映合规执行上和合规体系上的问题，反过来在完善前端防范工作。

后端审计主要是事后审计来发现合规问题，包含工程审计、财务审计、内控审计等，审计发现的合规问题也是发现合规管理漏洞，反过来完善前端和中端控制。

1.5集团印章管理办法

印章管控制度-管控流程图

刻制流程：按照集团总部、产业集团、分子公司、项目部分别设立印章刻制流程。

保管制度：印章必须由公司确定专职负责妥善保管，不得转借他人。各单位印章保管人员需报产业集团行政办公室备案。

适用范围：根据印章类别分别设定使用范围，主要包含公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、项目部印章。项目部印章和部门印章属非经济合同印章，不能在担保、经济类合同或协议、结算类原始件等文件上用印。

流程固化：印章使用实行事前审批制度，通过审批流程发起公文申请、用印和用印登记；

印章作废：按照集团总部、产业集团、分子公司、项目部分别设立印章报废流程。行政办公室对报废公章切角留存并向外界发布。

责任归属：对伪造、盗用公司印章，未按批准程序擅自使用印章，公章遗失未及时公示等情况，视情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至解除劳动关系。

二、 集团印章管理的需求分析

2.1印章管理的重要性

长期以来，我们的印章管理始终停留在人为管理和制度管理的水平上，而人为管理和制度管理不可控性，流程不透明，常常会导致违规用章现象的出现，可能会给企业带来巨大的损失。加之建筑企业涉及项目多、跨度大，存在大量分包合同、材料合同、商务函件等的用章，用章管控难度大，存在较大风险。

2.2集团印章使用现状

印章种类多：公章、合同专用章、财务专用章、法人印章、人事专用章、项目部章等。

用章机构分散：分支机构多，在全国有数十家分公司，数百个项目部。

用章频率高：公司每天各类印章盖章次数要达到数百次以上。

印章外带频率高：经常去异地办公、工商税务现场办公。

2.3传统印章管理存在的问题

法律风险大：因印章管理员等人员管理不善导致违规用印造成的经济损失较多，法律案件频发。

工作效率低：异地用印层层审批，人员送印章、文件效率低下。

管理成本高：印章管控难度大，总部专人出差检查用章合规性，造成管理成本上升，管理成本高达上百万。

人情章：印章由个人保管，如立场不坚定，容易出现人情章现象。

违规用章：用章审批流程签字手续不完整，用章申请缺少部门负责人签字或法务签字。

用章记录无可查：用章资料丢失、用章过程无法追查。

三、印章物联网整体解决方案

3.1印章物联网整体架构

平台架构：软件管理平台+印章管理终端设备

平台部署：印章管理平台部署在总部服务器上，装有公司印章的印章管理终端设备放置在各分公司。

设计方案：未经过授权允许的情况下，印章管理终端设备无法启用；经管理平台审核授权后，印章管理终端设备由印章管理员指纹解锁，对文件进行盖章，盖章过程拍照记录，并在管理平台上进行备案。

印章物联网产品涉及软件和硬件两个方面，集团经过多次调研考察，最终选择六宝典大全资料的印章物联网产品。

3.2终端设备以轻便易携带为主

印章管理终端设备两种型号，一种是固定型设备，设备较大，印章放置在其中，不可移动外带，摄像头安装在设备正上方，使用时无需架起。另一种是移动型设备，设备轻巧便携，印章被锁定在金属筒体中，外带方便，摄像头在设备侧面，使用时须架起。

考虑到我们江苏中南建筑产业集团有限责任公司作为一家建筑企业，经常会出现外带用印的情况，所以选择使用移动型印章管理终端设备。

3.3软件系统采取集成方案

虽然群杰公司有完善的印章物联网管理平台，但是考虑到我们江苏中南建筑产业集团有限责任公司现有的办公平台已经比较成熟，所有双方就在公司现有的办公平台基础上共同进行研发，建立专门的印章管理信息化平台，将印章管理终端设备与我司的办公平台相关联。

四、信息化实施过程及应用系统内容

4.1印章管理系统平台开发

印章管理信息化平台，包含了用章申请、文件上传、用章审批、短信提示审批、指纹授权盖章、用章过程拍照、台帐报表生成等功能，并将公司已实现的合同评审系统与用章流程打通接口，实现合同审批通过后直接发起用章，用章审核界面可追溯查询合同评审信息。

（中南印章管理信息化平台——用章申请界面）

（分供合同模块与用章关联发起界面）

（用章审核界面中反查合同评审信息）

以用章审核为例，根据不同文件类型划分不同的用章审核流程，一般审核流程如下：

业务部门申请用章（附用章文件电子版，如该电子版在其他系统模块有的，直接链接到用章申请和审核界面，不再用附电子版）→部门领导审核（审核电子版本是否符合要求，及纸质版与电子版一致性）→法务审核（主要参与合同、补充协议、法务文书、索赔发函、承诺函等用章审核，主要审核电子版是否按原评审意见调整，及从法律风险防范角度进行审核）→单位负责人审批（对是否用章进行审批）→行政部门审核并用章（对审核流程是否合规进行复核、对电子版与纸质版一致性进行复核）

4.2试运行阶段

为全面测试和检验用章系统和设备的各项功能，我们选择了部分公司和项目开展试运行工作。

试运行时间：2016年10月24日至2016年11月20日。

试运行单位：中南建筑产业集团总公司、南通分公司、海门东洲学校项目部、海门锦尚名苑项目部。

试运行要求：试运行期间，参与试运行的各单位用章均须通过系统进行申请，通过日常实际操作，发现系统问题，提出优化建议，并及时与系统研发组沟通反馈。各单位行政部负责人为本次试运行的第一责任人，负责各单位用章系统试运行的推进和协调工作。

试运行内容：用章系统主要分为申请、审核、用章、归档四个步骤。

系统问题和建议反馈：系统研发组及时解决试运行单位反馈的问题，并总结系统运行中的管理和维护问题，确保用章系统能够正常运行。

4.3全面推广阶段

全面推广使用时间：2016年11月25日

使用范围：总公司和全国23个分公司。

使用内容：用章申请、审核、用印、归档。

使用现状：全面推广至今，全集团已累计审批用章申请超2.5万次，累计驳回用章申请200余条，累计盖章次数超10万次。

五、 实施碰到的问题及对策

5.1用印次数不确定

问题原因：公司的投标文件和竣工资料等文件无法确定准确的用印次数。

潜在风险：用印次数不确定可能会导致盖章过程中需要不断的申请补签数，降低业务办理效率；盖章次数的不去的会导致有心之人在盖章过程中夹带文件，偷盖公章的现象，可能会引发不可控的法律风险。

分析思考：对于投标文件和竣工资料页书多无法确定准确次数的问题，通过设定尽可能大的次数，在盖章完成后统计盖印次数同时取消剩余次数的使用即可解决。关键在于如何规避使用过程中的偷盖漏盖问题。经过多次交流探讨后，决定设置专人在文件盖章后及时进行查阅处理，即通过高清摄像头对盖章后的文件进行实时采集形成电子资料。

解决方案：系统采取给予充足的次数，用印结束后点击“用印结束”，剩余用印次数自动消失。加入高清摄像头对盖章文件进行图像采集，事后专人查看盖章内容。

5.2用印文件与印章类型不匹配

问题对策：公司相关人员盖章的文件和印章类型存在不一致性，如申请分包合同盖章，印章类型却选择公章。

潜在风险：因为印章类型的选择错误导致流程无效，延长了流程审批的时间。

分析思考：主要问题在于业务人员对各类印章的使用场景不清晰，大部分人员在发起用印申请的时候会多方咨询具体选择哪个印章，但是存在一部分人员直接选择某一印章提交申请，导致流程无效。

解决方案：目前公司已对所有需要盖章的文件类型进行梳理，一一匹配文件与对应印章的关联关系。之后在系统中添加了文件类型与印章绑定的功能，通过预设的文件与印章，用印人只需要选择需要盖章的文件，系统自动匹配印章类型。

5.3不在摄像头范围内盖章

问题说明:印章管理员盖章时操作不规范，不按要求在印控仪摄像头下区域盖章

存在风险：导致盖章时系统无法获取用章文件照片，存在用章资料无法监控和追溯风险

解决方案：通过与软件公司商讨，在新版印控设备中实现了必须在规定范围内盖章，超出规定的范围，章桶自动锁定、无法盖章。

六、 印章物联网建设成效

1、规范用章审批：根据不同的文件类型，固化不同的用章审批流程，杜绝了以往用章审批漏签字、补签字、代签字等违规用章行为。

2、提高工作效率：用章申请通过办公平台线上审核，短信通知审核人，用手机端可随时随地查看审核，能满足所有分公司和项目的用章需求，大大提高了工作效率。

3、安全可靠：印章通过印控仪保管，未经授权无法使用盖章，盖章过程被拍照留档，印控仪一旦远离摄像头，仪器会自动向总部报警。

4、用章全过程可追溯：一旦发生法律纠纷，可随时查看用章申请记录、用章过程记录。

5、方便检查管控：总部随时可通过信息化办公平了解和抽查所有印章的使用动态，减少出差检查，节省办公经费。

6、管理效益提升：用章管理系统使用前，总部安排专人出差去各分公司进行用章情况专项检查，2016年累计发现用章不合规问题3300余起。用章管理系统使用后，总部可以直接通过PC端办公平台对各分公司的用章情况进行检查，检查效率大大增加，且抽查用章流程不合规现象较上年度有所减少，企业法律风险也相应减少。

（摄像头拍照资料展示）

（用章情况台账）

（用章记录及地点查询）

七、 信息化建设经验总结

在这高速发展的时代，企业要想生存发展，必须谋求创新，通过创新改革，降低企业运营成本，提高效率，提高竞争力，同时又要降低企业的法律风险。江苏中南建筑产业集团有限责任公司通过印章管理信息化系统，固化用章审批流程，提高用章审核效率，打通业务系统与用章系统接口，实现业务用章一体化，通过印章管理终端设备，安全保管企业印章，全程记录用章过程，降低违规用章风险。以印章管理制度为基础，以印章管理信息化系统为主体，结合印章管理终端设备，形成了企业印章管理法律风险防控体系。